Teknologi Perkantoran

3.1 Memahami teknologi perkantoran, otomatisasi perkantoran, dan virtual office 

1. Pengertian Teknologi Perkantoran 

Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah,memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu, perlu sekali mengenal tentang jenis-jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya (Pakpahan, 2006). 

2. Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya 

Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya. 

a) Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu : 

a. Peningkatan mutu tenaga kerja 

b. Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja 

c. Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja 

d. Meringankan tenaga dan pikiran pegawai 

b) Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu : 

a. Mempercepat penyelesaian pekerjaan 

b. Mempermudah menyelesikan pekerjaan 

c. Menyederhanakan prosedur kerja 

d. Memperlancar pekerjaan 

c) Manfaat terhadap hasil kerja yaitu : 

a. Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor 

b. Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan 

c. Memenuhi standar mutu tertentu 

d. Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor 

d) Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut : 

a. Mengurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran 

b. Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu 

c. Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan 

d. Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya 

e. Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya. 

3. virtual office 

virtual office adalah kantor tidak nyata yang bisa digunakan oleh siapa saja. Untuk mendapatkan ruangan pada virtual office, Perusahaan harus menyewa ruangan dengan durasi waktu tertentu. Biasanya penyedia layanan kantor virtual menyediakan beberapa paket ruangan yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan. 

Ruangan yang sering dipakai adalah aula umum. Tempat ini biasanya memiliki banyak meja dan kursi yang memiliki colokan listrik. Penyewa bisa bekerja di sini setelah membayar uang sewa selama beberapa jam. Selanjutnya ada ruangan yang lebih privat berupa kubikel, ruang kerja eksklusif, hingga ruang rapat. 

Untuk ruangan dalam bentuk coworking space yang luas, penyewa bisa mendapatkan akses internet dan listrik. Sementara itu untuk ruangan kerja yang lebih eksklusif, penyewa bisa memanfaatkan proyektor hingga mesin printer dan fotokopi. 

untuk mengetahui apa itu teknologi perkantoran silahkan tonton video dibawah ini: